幹事様マニュアル これであなたも名幹事!

参加者はもちろん、幹事さんも安心して楽しめる極意を伝授

幹事って大変・・・?旅行幹事の役割とは

幹事さんも楽しめて参加者さんもみんな満足できる極意を伝授

幹事さんといえば、進んで自ら引き受けるというより、「大変そう。」といったイメージが浮かびます。

幹事さんの働き如何によって、その旅が楽しいものになるかどうか決まってしまうといっても過言ではありませんが、プレッシャーを感じる必要はありません!

参加者はもちろん、幹事さんも安心して楽しめる極意を伝授

団体旅行の必要性

バブル期以降、縮小傾向にあった団体旅行ですが、今また復活傾向にあります。
個人主義から人と人との結びつきが希薄になり、もっと社内などの交流を深めてはどうか、という流れが起きています。

団体旅行のメリットとしては、「コミュニケーションが少ない人との会話」や、「普段仕事場などでは見えない人の一面に気づく」といった点があげられており、親睦を深めると共に、癒しの効果も期待できます。

普段、オフィス内などでは体験のできないプログラムで、コミュニケーションアップ!みんなで元気になりましょう!

団体旅行の形態

旅行幹事ガイドライン

まず、旅行幹事として、何をすればいいのだろう・・・。
何から始めればよいか分からない方は、こちらを順番にご確認ください。
また、もっと詳しく知りたいという方は、直接ロイヤルツーリストまでお問い合わせください。

まず最初に

1. TODO(する事)を知ろう

まず、順序立てたスケジュールを考えましょう。下図のようなスケジュールを考えると良いでしょう!

  • アンケート等で情報を集め、旅行のイメージ・企画を固めていく。
  • イメージやアンケート内容を基に、旅行会社に相談、見積を依頼する。
  • 見積・パンフレット・資料などを基に旅行会社の営業マンと打合せをする。
  • 手配・予約
  • 参加者と打合せをして、旅のしおりや資料をつくる。
  • 旅行代金の支払い
  • 事前準備、最終確認、買い出し
  • 出発/当日
  • 宴会の準備(宴会場)
  • 宴会の幹事(宴会場)、2次会の確認
  • 帰着/忘れ物チェック
  • おつかれさまでした!

事前にアンケート等で情報を集め、今回の旅行のイメージや企画を固めていきます。
副幹事さんや会計などのスタッフをそろえましょう。心強い味方になってくれます。

2. 旅行の日程・方面・コースを決めよう

最初に、可能であれば前年度の幹事さんから引継ぎをしていただきましょう。ポイントは5点!

  • 日時:旅行日程は、毎年同じ時期であることが多い。
  • 形態:温泉旅行なのか、バス、JR、飛行機を使った旅行なのか、といった部分
  • 方面:海なのか、山なのか、どこの観光地なのか。今まで行った方面を除く場合は多い。
  • 趣向:オリジナルな点。例えば、体験、グルメ、ショッピング、ゴルフなど。
  • 参加人数:年度や方面によっても異なるが、大体の人数を把握しよう。

次に、今回の旅行のイメージを作るために、参加予定者の大まかな希望を聞きだしましょう。
聞き方については、人数にもよりますが、直接メールやアンケート用紙を使用すると良いでしょう。
そこから昨年の情報や、自らのアイデアを足しこんで、旅行の目的も考慮しながら、今回の旅行のイメージを形づくりましょう。

3. 旅行会社に相談しよう

2で作った旅行プランの内容をなるべく早いうちに旅行会社に伝えましょう。

混雑が予想される日付や、人気の旅館、ホテルなどは、早くから埋まる事が多いのです。
旅行会社からは、希望の旅行内容に沿った行程表、見積表、パンフレットなどを取り寄せることが可能です。

弊社はもちろんご相談は無料ですが、旅行会社によっては費用がかかる場合があるので注意しましょう。
弊社では専属の担当者が心を込めてお手伝いさせていただきます。

旅行会社を決めたら

4. バスを選ぼう

貸切バスは、大型(30~60人乗り)・中型(27人乗り)・小型(26人乗り)・マイクロバス(20人乗り)に区分けされています。

後部座席がサロンタイプになるバスでの旅行は、乗ってすぐ飲食をして観光地に向かうことが出来ます。
ガイドさんの有無については、予算が少し高くても、つけた方が幹事さんの心強い右腕になってくれるのでオススメですよ。
参加者への心配りと、旅行の管理をしっかり行ってくれます。

バスの確認では、グレード・座席数・新しさを必ず聞きましょう。
通行料が車種によって変わったり、小さいバスだと小回りがきくなどのメリットもあります。

5. ホテルを選ぼう

ここは、最重要事項です!ホテルは、料金で選ばずに必ず内容で選びましょう。

営業マンのリアルな意見、評価を聞き出して、写真などには惑わされないように注意が必要です。
又、同じホテルでも、部屋や建物に違いがあるので注意しましょう。

6. 温泉を選ぼう

まず、源泉かどうかを確認しましょう。下記の4点をチェック。

  • 露天風呂の有無
  • 浴場からの眺望
  • 浴場の大きさ
  • ジャグジーやサウナ等の設備

温泉旅行ではやはり、お風呂が楽しみですよね。お風呂の良し悪しが旅行の印象に残るのも事実です。

7. 方面を選ぼう

方面は、男女比の割合を考慮して決めましょう。
男性好みの温泉もあれば、女性に人気の温泉もあります。

女性が多ければ、眺望の良い温泉、こだわりの宿(食事・名産・珍しいなど)、売店・食事処の充実、女性好みのアクセントがある宿(かわいらしい浴衣やお花をあしらうなど)をチョイスすると良いでしょう。

反対に男性が多ければ、温泉街のある温泉宿を選びましょう。(男性は外に出かけるパターンが多いです)
又、サウナや露天風呂が充実している温泉宿、宴会プランがあり、二次会ができたり、コンパニオンさんを呼べる宿、美味しい地酒の飲める宿などをえらびましょう。

8. 旅行にアクセントをつけよう

ただ、温泉に行って帰るのではなく、オリジナルのエッセンスを添えましょう。

人気が出ている体験プラン(陶芸、そば、うどん打ちなど)やフルーツ狩り、観劇など少し旅にアクセントをつけて、みんなの心に残る旅行をプロデュースしましょう。

当日に向けて

9. 参加者と打合せをしよう

打合せを小まめに正確にしましょう。

打合せの前までに、細かい質問・要望等をリストアップしておきましょう。
これがあると、とてもスムーズに打合せが進みます。

宴会やバスの席順、段取り、部屋割り、二次会の有無の確認を忘れずにしましょう。
又、イベントなどを行うならば、その件も忘れずに。

10. 事前準備をしよう

旅行会社に入金を終えた後も、お仕事はあります。

例えば、バスの時間・出発のチェック、積込みのチェック、集合場所・時間の確認などです。
天候も要チェックです。又、参加人数は直前まで増減が出やすいので、こまめに確認が必要です。

あとは全体の流れを把握しておきましょう。
スタッフの方々の為に当日の進行表を作成するのもオススメです。
イベントを行うならば、景品や道具の準備なども準備しましょう。

11. 出発の朝

いよいよ旅のスタートです!
出発の朝はまずは誰よりも早くに集合して、参加人数の点呼を行いましょう。

添乗員さん、ドライバー・ガイドさんと相談しながら旅行を進めていきましょう。

成功する幹事とは